Voicemail per E-Mail: ein wesentliches Muss
Die Zeiten, in denen Anrufbeantworter neben dem Festnetzanschluss standen, sind längst vorbei.
Heute haben wir unseren Anrufbeantworter direkt in unserem Mobiltelefon und wir nutzen kaum noch das Festnetz (falls wir noch eines haben) und das Empfangen von Sprachnachrichten auf unserem Mobiltelefon ist zu einer Bequemlichkeit geworden.
Die Übertragung von Sprachnachrichten per E-Mail gehört zu den kleinen Diensten, die bei der Einrichtung schnell unverzichtbar werden.
Was ist Voicemail per E-Mail?
Voicemail to Email ist eine Anrufbeantworterfunktion, die eine aufgezeichnete Sprachnachricht an eine bestimmte E-Mail-Adresse sendet.
Der Empfänger erhält als Anhang eine Audiodatei, die er über einen Mediaplayer auf seinem Smartphone, Laptop oder PC abspielen kann.
Diese Funktionalität ist ein Standard für viele VoIP- (Voice over IP) Dienstanbieter.
Und an sich verfügen alle Telefonanbieter, die ihren Kunden einen Anrufbeantworter zur Verfügung stellen, über die Audiodateien der Nachrichten, aber leider bieten nicht alle den Zugriff per E-Mail an.
Manche bieten beispielsweise nur den Zugriff für einen Sprachanrufbeantworter.
Aber was sind die wirklichen Vorteile von Voicemail gegenüber E-Mail? Geht es nur um Flexibilität und Verfügbarkeit, oder geht es um mehr?
So funktioniert Voicemail zu E-Mail
Typischerweise liegen in Voicemails enthaltene Audiodateien in Formaten wie WAV, MP3 oder MPEG vor. Diese E-Mails enthalten auch die Telefonnummer des Anrufers und das Datum des Anrufs.
Generell gibt es drei mögliche Konfigurationen, um die Übertragung von Voicemails an E-Mails zu konfigurieren:
E-Mail mit Anhang und Aufbewahrung: Eine E-Mail mit der angehängten Sprachnachricht als WAV- oder MP3-Datei wird an Ihren Posteingang gesendet. Die Nachricht wird außerdem für den späteren Zugriff in Ihrer Voicemail gespeichert.
E-Mail mit Anhang ohne Aufbewahrung: Eine E-Mail mit der angehängten Voicemail-Nachricht wird an Ihren Posteingang gesendet. Sobald die E-Mail erfolgreich gesendet wurde, wird die Voicemail-Nachricht automatisch aus Ihrem Postfach gelöscht.
Benachrichtigungs-E-Mail ohne Anhang: Eine Benachrichtigungs-E-Mail wird an Ihren Posteingang gesendet, um Sie darüber zu informieren, dass eine neue Voicemail-Nachricht in Ihrem Postfach verfügbar ist, aber keine Dateien angehängt sind.
Einige Anbieter bieten eine Weboberfläche zur Verwaltung von Nachrichten an. Dies kann das Abhören, Transkribieren oder Löschen von Nachrichten umfassen.
Die Vorteile von Voicemail per E-Mail
Schnellerer Zugriff
Das Abrufen von E-Mails, ob privat oder beruflich, ist für die meisten von uns eine tägliche Aktivität.
Mit Voicemail per E-Mail ist der Zugriff auf Ihre Voicemails so einfach wie das Überprüfen Ihres Posteingangs.
Sie müssen nicht Ihren Anrufbeantworter anrufen, einer Roboterstimme zuhören, die Ihnen verschiedene Optionen vorschlägt, oder alte Nachrichten löschen.
Leicht teilbar
Wenn Sie die Audiodatei in Ihrer E-Mail haben, können Sie sie einfacher weiterleiten oder kopieren, was bei älteren Systemen recht schwierig war.
Darüber hinaus wird eine Automatisierung möglich; Beispielsweise können Sie die Datei automatisch an einen Transkriptionsdienst wie unseren senden, wenn die E-Mail-Betreffzeile eine bestimmte Telefonnummer enthält.
Archivierung
Voicemail an E-Mail ist ein wertvolles Archivierungstool.
Sie können Nachrichten in einem bestimmten E-Mail-Ordner speichern oder auf Ihr Telefon, Tablet oder Laptop herunterladen.
Die meisten Systeme enthalten die Nummer und den Zeitpunkt des Anrufs des Anrufers, sodass sich problemlos ein vollständiges Voicemail-Archiv erstellen lässt.
Erhöhte Zugänglichkeit
Mit Voicemail per Email können Sie von überall auf verschiedenen Geräten auf Voicemails zugreifen, einschließlich Ihres Smartphones, Computers oder sogar Ihrer Smartwatch.
Diese Funktion nutzt die Allgegenwart von E-Mails und kann weiter automatisiert werden, um neue Vorteile wie die Transkription von Voicemails hinzuzufügen.
Transkription eröffnet neue Vorteile
Transkribierte Sprachnachrichten sind durchsuchbar, kategorisierbar und noch einfacher zu teilen als Audiodateien.
Tatsächlich kommen bei der Transkription alle Vorteile des Textes hinzu.
Voicemail-Transkriptionsdienste wandeln Sprachnachrichten in Text um, der mit Voicemail per E-Mail gekoppelt werden kann.
Auf diese Weise können Sie die Nachricht lesen, wenn Sie sie nicht sofort anhören können, und Funktionen wie Stimmungsanalysen und Zusammenfassungen aktivieren.
Dienste wie unserer bieten KI-Transkription für diejenigen, die Anbieter ohne integrierte Transkription nutzen.
Visual Voicemail
Das iPhone hat das Konzept der Visual Voicemail populär gemacht, das es Benutzern ermöglicht, ihre Voicemail-Nachrichten aufzulisten und zu verwalten.
Bei Visual Voicemail handelt es sich in der Regel um eine Anwendung auf einem Smartphone, Laptop oder Webbrowser, mit der Sie Sprachnachrichten lesen, anhören oder löschen können.
Im Gegensatz zur Voicemail-zu-E-Mail bietet Visual Voicemail eine direkte Schnittstelle zum Verwalten von Sprachnachrichten.
Apple hat dies mit Live Voicemail weiter verbessert und zeigt eine Echtzeittranskription der Nachricht an, sodass der Benutzer den Anruf entgegennehmen kann, während der Anrufer eine Nachricht hinterlässt.
Allerdings ist diese Funktion ab Mitte 2024 nur noch in den USA und auf Englisch verfügbar.
Wie funktionieren Transkriptionsdienste?
Transkriptionsdienste wandeln Audionachrichten mithilfe von KI in Text um und ermöglichen so eine nahezu sofortige Transkription.
Idealerweise ist diese Funktionalität in die Voicemail-Zustellung integriert, wie es bei Anbietern wie OpenPhone. der Fall ist
Das spart Zeit und bietet neue Möglichkeiten, wenn Sie Ihre Voicemail nicht sofort abhören können.
Unser Ziel bei audio2text.email ist es, die Transkription von Audionachrichten für jedermann zu minimalen Kosten zugänglich zu machen und sicherzustellen, dass jeder seine Sprachnachrichten mühelos in Text umwandeln kann.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Voicemail-to-E-Mail viele Vorteile bietet, vom schnelleren Abruf und einfacheren Teilen bis hin zu verbesserter Archivierung und Zugänglichkeit.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wir haben derzeit eine Dateigrößenbeschränkung von 10 MB. Da die meisten Sprachmitteilungen mit einer konstanten Bitrate und einem einzelnen Kanal (Mono, kein Stereo) codiert sind, können wir die maximale Dauer einer Datei mit der folgenden Gleichung berechnen:
Wenn wir diese Gleichung auf unsere 10-MB-Grenze und eine Bitrate von 64 kbps (häufig von der iPhone-Rekorder-App verwendet) anwenden, kommen wir auf eine maximale Dauer von etwa 21 Minuten und 51 Sekunden. Um die Dauer für verschiedene Dateigrößen und Bitraten einfach zu berechnen, können Sie unseren Audio Dauer Rechner.