Messagerie vocale par Email : un essentiel incontournable
L’ère des répondeurs automatiques qui trônent à côté d’un téléphone fixe est révolue depuis longtemps.
Aujourd'hui, on a son répondeur directement dans son téléphone mobile et on n'utilise presque plus le téléphone fixe (si on en a encore un) et recevoir ses messages vocaux sur son mobile est devenu une commodité.
Le transfert de messages vocaux vers email est un de ces petits services qui deviennent très vite incontournables quand on le met en place.
Free mobile propose d'ailleurs cette fonctionnalité depuis son lancement en 2012.
Qu'est ce que c'est la messagerie vocale vers e-mail ?
La messagerie vocale vers e-mail est une fonctionnalité du répondeur automatique qui prend un message vocal enregistré et l'envoie à une adresse e-mail désignée.
Le destinataire reçoit une pièce jointe d'un fichier audio qui peut être lue sur son smartphone, son ordinateur portable ou son ordinateur personnel à l'aide d'un lecteur multimédia.
Cette fonctionnalité est un standard pour de nombreux fournisseurs de service de VoIP (Voice over IP) ou Voix sur IP en français.
Et en soi tous les opérateurs téléphoniques fournissant un répondeur à leur abonnés disposent des fichiers audios des messages, mais malheureusement, tous ne donnent pas leur accès par email.
Certains ne donnent l'accès que pour un répondeur vocal par exemple.
Mais quels sont les véritables avantages de la messagerie vocale par email ? S’agit-il uniquement de flexibilité et de disponibilité, ou y a-t-il plus ?
Comment fonctionne la messagerie vocale vers e-mail
En règle générale, les fichiers audio contenus dans les courriers vocaux sont dans des formats tels que WAV, MP3 ou MPEG. Ces e-mails incluent également le numéro de téléphone de l'appelant et la date de l'appel.
Il existe généralement trois configurations possibles pour configurer le transfert de la messagerie vocale vers email :
E-mail avec pièce jointe et rétention : Un e-mail contenant le message vocal en pièce jointe sous forme de fichier WAV ou MP3 est envoyé dans votre boîte de réception. Le message est également enregistré dans votre boîte vocale pour un accès ultérieur.
E-mail avec pièce jointe sans rétention : Un e-mail avec le message vocal en pièce jointe est envoyé dans votre boîte de réception. Une fois l'e-mail envoyé avec succès, le message vocal est automatiquement supprimé de votre boîte vocale.
E-mail de notification sans pièce jointe : Un e-mail de notification est envoyé dans votre boîte de réception pour vous avertir qu'un nouveau message vocal est disponible dans votre boîte vocale, mais qu'aucun fichier n'est joint.
Certains fournisseurs proposent une interface Web pour gérer les messages. Cela peut inclure l’écoute, la transcription ou la suppression de messages.
Les Avantages de la messagerie vocale par email
Récupération plus rapide
Consulter ses e-mails, qu’ils soient personnels ou professionnels, est une activité journalière pour la pluspart d'entre nous.
Avec la messagerie vocale par email, accéder à vos messages vocaux devient aussi simple que de consulter votre boîte de réception.
Il n'est pas nécessaire d'appeler votre service de messagerie vocale, d'écouter une voix robotique vous indiquant differents choix ou de supprimer d'anciens messages.
Facilement partageable
Avoir le fichier audio dans votre courrier électronique facilite le transfert ou la copie, ce qui était assez difficile avec les anciens systèmes.
De plus, l’automatisation devient possible ; par exemple, vous pouvez envoyer automatiquement le fichier à un service de transcription comme le nôtre si la ligne d'objet du mail comprend un numéro de téléphone spécifique.
Archivage
La messagerie vocale vers e-mail constitue un outil d’archivage précieux.
Vous pouvez stocker les messages dans un dossier de messagerie spécifique ou les télécharger sur votre téléphone, tablette ou ordinateur portable.
La plupart des systèmes incluent le numéro de l'appelant et l'heure de l'appel, facilitant ainsi la création d'une archive complète de messagerie vocale.
Accessibilité accrue
La messagerie vocale vers e-mail vous permet d'accéder aux messages vocaux de n'importe où sur divers appareils, y compris votre smartphone, votre ordinateur ou même votre montre intelligente.
Cette fonctionnalité exploite l'omniprésence du courrier électronique et peut être davantage automatisée pour ajouter de nouveaux avantages, tels que la transcription des messages vocaux.
La transcription expose de nouveaux avantages
Les messages vocaux transcrits sont consultables, catégorisables et encore plus simplement partageables que les fichiers audio.
En fait, lorsqu’il est transcrit, tous les bienfaits du texte s’ajoutent.
Les services de transcription de messagerie vocale convertissent les messages vocaux en texte, qui peuvent être couplés à la messagerie vocale par courrier électronique.
Cela vous permet de lire le message si vous ne pouvez pas l'écouter immédiatement et active des fonctionnalités telles que l'analyse des sentiments et les résumés.
Des services comme le nôtre fournissent une transcription IA à ceux qui utilisent des fournisseurs sans transcription intégrée.
Messagerie vocale visuelle
L'iPhone a popularisé le concept de Visual Voicemail, qui permet aux utilisateurs de lister et de gérer leurs messages vocaux.
Visual Voicemail implique généralement une application sur un smartphone, un ordinateur portable ou un navigateur Web, où vous pouvez lire, écouter ou supprimer des messages vocaux.
Contrairement à la messagerie vocale vers e-mail, Visual Voicemail offre une interface directe pour gérer les messages vocaux.
Apple a encore amélioré cela avec Live Voicemail, affichant une transcription en temps réel du message, permettant à l'utilisateur de répondre à l'appel pendant que l'appelant laisse un message.
Cependant, depuis mi-2024, cette fonctionnalité n’est toujours que disponible aux États-Unis et en anglais.
Comment fonctionnent les services de transcription ?
Les services de transcription convertissent les messages audio en texte à l'aide de l'IA, ce qui permet une transcription quasi instantanée.
Idéalement, cette fonctionnalité est intégrée à la livraison de la messagerie vocale, comme c'est le cas avec des fournisseurs comme OpenPhone.
Cela permet de gagner du temps et offre de nouvelles posibilités si vous ne pouvez pas écouter immédiatement votre messagerie vocale.
Chez audio2text.email, notre objectif est de rendre la transcription des messages audio accessible à tous à un coût minime, garantissant que chacun puisse convertir ses messages vocaux en texte sans effort.
En conclusion, la messagerie vocale vers e-mail offre de nombreux avantages, depuis une récupération plus rapide et un partage facile jusqu'à un archivage et une accessibilité améliorés.
FAQ - Foire Aux Questions
Nous avons actuellement une limite de taille de fichier de 10 Mo. Étant donné que la plupart des messages vocaux sont encodés avec un bitrate constant et un seul canal (mono, pas de stéréo), nous pouvons calculer la durée maximale d'un fichier en utilisant l'équation suivante :
En appliquant cette équation à notre limite de 10 Mo et à un bitrate de 64 kbps (couramment utilisé par l'application d'enregistrement iPhone), nous arrivons à une durée maximale d'environ 21 minutes et 51 secondes. Pour calculer facilement les durées pour différentes tailles de fichiers et bitrates, vous pouvez utiliser notre calculette de calcul de durée de fichier audio.